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Smart Regel Beispiel Essay

Hast du gewusst, dass die meisten Projekte an den gleichen Dingen scheitern? Platz 1 der Gründe weshalb Projekte scheitern ist: Unklare Ziele. Bei zu wenig Budget oder nicht ausreichenden Ressourcen kannst du oft wenig tun. Du musst dich an den gesetzten Rahmen halten. Bei Platz 1 – unklare Ziele – ist das anders. In diesem Artikel möchte ich dir deshalb zeigen, wie du mit der SMART Methode Ziele formulieren kannst, die deinem Projekt zum Erfolg verhelfen.

Die Zielformulierung findet in der Initiierungsphase deines Projekts statt. Sie ist ein sehr wichtiger Bestandteil bei der Durchführung der Situationsanalyse und bei Erstellung des Projektauftrags.

Den Artikel habe ich für dich in mehrere Bereiche gegliedert.

Wir schauen uns zuerst an, warum die klare Zielformulierung in deinem Projekt so wichtig ist.

Danach lernst du die SMART Methode im Detail kennen. Wir gehen alle 5 Kriterien nacheinander durch.

Mit diesem Grundwissen wird´s ernst. Ich zeige dir an einem Beispiel ganz konkret, wie du die SMART Kriterien anwendest. Damit sich dein Wissen festigt, gibt´s noch ein paar Tipps aus der Praxis dazu.

Es ist auch immer wichtig die typischen Fallstricke einer Methode zu kennen. Darum werfen wir noch einen Blick auf die Grenzen von SMART.

Ganz Eilige können auch direkt zum Download der Check- und Zielliste gehen und sofort loslegen.

Bereit?

Los geht´s.

Inhalt des Artikels

Warum die klare Zielformulierung in deinem Projekt so wichtig ist

Wir hatten ja schon festgehalten: Unklare Projektziele sind der Grund schlechthin, weshalb Projekte scheitern. Und das willst du sicher bei deinen Projekten vermeiden.

Ich will es aber noch aus einem anderen Gesichtspunkt betrachten. Denke mal hierüber nach:

Nur wer Ziele hat, kann erfolgreich sein.

Und? Was sagst du?

Ganz sicher: „Ich will in meinem Projekt erfolgreich sein.“

Was dabei sehr wichtig ist: Du als Projektleiter bist für den Erfolg verantwortlich. Und das kannst maßgeblich durch eine klare Zielformulierung beeinflussen.

Denke aber daran, dass nicht nur du als Projektleiter erfolgreich sein willst. Auch dein Auftraggeber, dein Projektteam und die meisten anderen Stakeholder möchten, dass das Projekt ein Erfolg wird. Dafür benötigen sie eine Orientierungsmöglichkeit.

Und jetzt sind wir an dem Punkt angekommen, an dem du dir 2 Fragen stellen musst:

  • Wie kann ich Ziele formulieren, die den Erfolg meines Projekts sicherstellen?
  • Wie kann ich Ziele formulieren, die meinem Projektteam, den Stakeholdern und mir selbst Orientierung geben?

Genau hier kommt die SMART Regel ins Spiel.

Deshalb schauen wir uns erst einmal die Kriterien an, die hinter SMART stecken.

Die SMART Kriterien im Überblick

Die SMART Methode besteht aus 5 einfachen Kriterien. Betrachte die Kriterien am besten wie eine Formel. Präge sie dir ein und verwende sie einfach immer dann, wenn du Ziele in deinem Projekt formulierst.

Stellen wir also die 5 Regeln der SMART Formel zusammen. Smarte Ziele müssen

sein.

Was das im Einzelnen bedeutet, sehen wir uns jetzt im Detail an.

1. Spezifisch

Eine spezifische Formulierung der Ziele ist wichtig, damit alle Beteiligten die gleiche Vorstellung von dem haben, was erreicht werden soll.

Die Ziele müssen dabei so präzise und einfach wie möglich formuliert sein. Damit stellst du sicher, dass es keinen Spielraum für Interpretationen und Nachforderungen gibt.

Es geht darum, dass du den zu erreichenden Sollzustand beschreibst. Dabei können schon erste Ideen einfließen, womit das Ziel erreicht werden soll. Sei dabei aber noch so allgemein, dass nicht von Anfang an mögliche Lösungen ausgeschlossen werden.

Beachte auch, dass Ziele für das jeweilige Projekt maßgeschneidert sein müssen. Das gleiche Ziel kann in unterschiedlichem Kontext eine völlig andere Bedeutung haben.

2. Messbar

Du musst sicherstellen, dass du Kriterien festlegst, an denen die Zielerreichung gemessen werden kann.

Versuche, dass du hier konkrete Zahlen – fast schon digital – in der Hand hast. Anhand derer kannst du und auch dein Auftraggeber die Erreichung der Ziele oder auch nur die Teilerreichung feststellen.

Es wird nicht immer gelingen eine konkrete Zahl zur Messung festzulegen. Hier musst du schauen, dass du geeignete Ersatzgrößen findest. Das könnte zum Beispiel eine Mitarbeiter- oder Kundenbefragung sein.

Durch die Messung hast du gleichzeitig auch ein super Instrument, um während der Projektlaufzeit gegenzusteuern. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn du merkst, dass du dich zu weit von der festgelegten Zielgröße entfernst.

3. Akzeptiert

Die Akzeptanz von Zielen ist ein weiches Kriterium. Wichtig ist es trotzdem.

Du musst darauf achten, dass die formulierten Ziele attraktiv und angemessen sind. Das erreichst du dadurch, dass die Erreichung der Ziele zwar anspruchsvoll, aber auf jeden Fall machbar ist.

Stelle dir nur mal vor, dass du mit einem Projektteam auf Ziele zusteuern musst, die eigentlich überhaupt nicht erreichbar sind. Kannst du dir vorstellen, wie es dann hier mit der Akzeptanz in deinem Team aussehen würde?

4. Realistisch

Dieser Punkt hängt eng mit der Akzeptanz zusammen. Nur realistische Ziele werden in der Regel akzeptiert. Und natürlich motivieren realistische Ziele mehr, als Ziele die sowieso als nicht umsetzbar angesehen werden.

Das ein Ziel realistisch ist, stellst du damit sicher, indem du darauf achtest, dass die Zielerreichung überhaupt von dir und deinem Projektteam direkt beeinflussbar ist. Dazu gehört auch, dass die Ziele mit gegebenen Ressourcen in der der gewünschten Zeit realisierbar sind.

5. Terminiert

Zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe, bis wann das Ziel erreicht werden soll. Das ist der Zeitpunkt, zu dem du und dein Auftraggeber die endgültige Zielerreichung messen wollt.

Klare Terminvorgaben sind auch für dein Projektteam wichtig. Sonst verfällt es schnell in das Muster: Wir haben ja noch lange Zeit, bis wir liefern müssen.

Die Terminierung trifft nicht immer auf alle Ziele zu. Es gibt zum Beispiel finanzielle Ziele, die völlig unabhängig von einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.

SMART Ziele formulieren: Vorgehensweise und Beispiel

Ich zeige dir jetzt, wie du smart Ziele formulieren kannst. Dafür formulieren wir mal folgendes Ziel:

Ich will mehr Sport machen.

Entspricht dieses Ziel den SMART Regeln? Da brauchen wir nicht drüber sprechen, wenn du die SMART Kriterien aufmerksam gelesen hast.

Machen wir das Ziel also gemeinsam SMART.

Ich empfehle dir, dass du dabei schrittweise vorgehst. Dann kommst du nicht durcheinander.

Mache das Ziel zuerst spezifisch, dann messbar, akzeptiert, terminiert und realistisch. Zum Schluss führst du alles zusammen und formulierst dein SMARTes Ziel.

Aber jetzt eins nach dem anderen.

Spezifisch

Konkretisiere dein Ziel und lege fest, wie du es erreichen möchtest.

Das könnte dann so klingen: Um meine Fitness zu verbessern und mein Gewicht zu reduzieren, möchte ich gerne Sport treiben. Joggen würde mich dabei am meisten interessieren.

Jetzt ist klar worum es geht, oder?

Messbar

Achte jetzt darauf, dass du später prüfen kannst, ob das Ziel erreicht wurde.

Wie wäre es hiermit: Ich wiege derzeit 100kg und möchte mein Gewicht um 10kg auf 90kg reduzieren.

Jetzt weißt du, was du prüfen kannst. Nämlich die Reduktion des Gewichts.

Akzeptiert

Wir hatten oben gesagt, dass es für die Akzeptanz wichtig ist, dass ein Ziel zwar anspruchsvoll, aber erreichbar sein muss.

Das wäre eine Möglichkeit: Um mein Ziel zu erreichen, gehe ich ab Januar 3 mal die Woche zur Laufgruppe.

3 mal die Woche ist ambitioniert. Aber nicht unmöglich.

Terminiert

Durch die Terminierung vermeidest du, dass getrödelt wird und die Ziele in einem bestimmten Zeitraum erreicht werden. Es lohnt sich hier auch Zwischenziele zu setzen. So hast du mehrere zeitliche Messpunkte.

Mein Vorschlag ist: Im ersten Halbjahr 5kg abnehmen. Bis Weihnachten weitere 5kg.

Dein Ziel ist jetzt mit Zwischenterminen terminiert.

Realistisch

Um ein Ziel realistisch zu machen, muss es direkt durch dich und dein Projektteam beeinflussbar sein. Abhängigkeiten, die du nicht beeinflussen kannst musst du so gut es geht vermeiden.

Wie klingt das: Ich gehe 3 mal die Woche zu Laufgruppe, um 5km zu laufen.

Das ist realistisch. Die hast es selbst in der Hand. Und 5km sind machbar.

Fassen wir nun also alle 5 Aspekte der SMART Regel zusammen, kommen wir zu dieser Formulierung unseres SMARTen Ziels:

Und? Wie klingt das für dich?

SMART, oder?

Tipps aus der Praxis zur Anwendung der SMART Methode

Bei meiner täglichen Arbeit treten bei der Definition von Zielen oft die gleichen Probleme auf. Diese Tipps möchte ich dir deshalb noch mit auf den Weg geben:

  • Formuliere die Ziele nicht im stillen Kämmerlein. Ziehe alle heran, die für die Formulierung der Ziele verantwortlich sind. Denke dabei vor allem an den Auftraggeber. Aber auch dein zukünftiges Projektteam und jeder andere Stakeholder könnte in Fragen kommen. Je größer die Beteiligung, umso besser die Akzeptanz. Diktierte Ziele kommen meistens schlecht an.
  • Vermeide: Fangt schon mal an. Achte darauf, dass du die Ziele für dein Projekt zuerst SMART formuliert hast. So vermeidest du Projektmanagement im Blindflug und eine Menge Frust für alle Beteiligten.
  • Überfordere dein Projektteam nicht. Achte penibel darauf, dass die Ziele nicht unrealistisch sind. Das steigert die Motivation ungemein. Und wer will schon ein unmotiviertes Projektteam?
  • Formuliere möglichst lösungsneutral. Denke daran: Dein Projektteam möchte in der Regel die Lösung erarbeiten und nicht diktiert bekommen.

Die Grenzen der SMART Methode

Die SMART Methode hat einige Restriktionen. Sie sind nicht gravierend. Aber kennen solltest du sie auf jeden Fall. Deshalb möchte ich sie dir kurz erläutern:

  • Die Ziele müssen bekannt sein, damit du sie SMART formulieren kannst. Es ist keine Methode zur Zielfindung. Sie bietet dafür keinerlei Hilfestellung.
  • Die Kriterien werden bei der Analyse einzeln betrachtet. Es gibt aber oft komplexe Abhängigkeiten. Zum Beispiel müssen realistische und akzeptierte Ziele auch im Budget liegen.
  • Die Faktoren zur Zielerreichung sind nicht immer beeinflussbar. Das führt dazu, dass die genaue Messbarkeit schwierig ist. Dem kannst du ein wenig mit Korridoren entgegenwirken. Zum Beispiel: 5% – 8%.

Download: SMART Check- und Zielliste

Ich habe eine Checkliste für dich zusammengestellt. Sie enthält praktische Kontrollfragen für jedes SMART Kriterium. Damit du sofort mit der Zielformulierung starten kannst, habe ich noch eine Zielliste erstellt, in der du deine SMARTen Ziele sofort aufschreiben kannst.

Tipps zum Weiterlesen

Fazit

Am Anfang des Artikels hatten wir uns die Frage gestellt, wie du Ziele formulieren kannst, die

  • den Erfolg deines Projekts sicherstellen und
  • die dir und deinem Team Orientierung geben.

Eins ist klar: Ohne die Beantwortung dieser Fragen wird dein Projekt im Chaos enden und eine Menge unnötiger Ressourcen verschlingen.

Wir waren uns einig: So soll dein erfolgreiches Projekt nicht aussehen.

Deshalb habe ich dir gezeigt, wie du die Fragen mit Hilfe SMART Methode beantworten kannst.

Gehe dabei schrittweise vor. Ein Kriterium nach dem anderen. Mache dein Ziel zuerst spezifisch, dann messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Zum Schluss führst du alles zusammen und formulierst dein SMARTes Ziel.

Jetzt liegt es an dir. Sei SMART.

Dein Feedback?

Jetzt bin ich gespannt auf deine Rückmeldung:

  • Welche Erfahrung hast du mit der SMART Methode gemacht?
  • Welche Probleme hast du bei der Zielformulierung?

Schreibe doch einfach direkt einen Kommentar.


Es bloggt für dich: Sven

Ich leite seit über 13 Jahre Projekte und bin immer noch mit Leidenschaft dabei. Das sorgt dafür, dass mir der Schreibstoff so schnell nicht ausgeht. Kaffee und Crossfit halten mich oben. In der Freizeit bin ich auf den Hund gekommen.

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Ob mehr Sport, eine gesündere Ernährung oder das neue Buch, mit dem wir endlich anfangen wollten: Mit der SMART-Methode meisterst du nahezu jedes deiner Ziele. Ich zeige dir anhand von Beispielen, wie es funktioniert.

Das Thema Zielerreichung ist immer wieder leidvoll zu beobachten. Viele unserer ursprünglich gesetzten Ziele versanden schneller, als wir sie ins Leben gerufen haben.

Wir alle kennen zum Beispiel bestens die zum Jahresende laut propagierten Neujahrs-Vorsätze unserer Mitmenschen, die dann meist schon wenige Tage oder Wochen später vergessen sind. Nicht umsonst sind 60% aller Fitnessstudio-Mitglieder Passiv-Mitglieder. Sprich Vertrag geschlossen und irgendwann nicht mehr gekommen. Für die Betreiber ein fürstliches Geschäft: Die Mitgliedsbeiträge fließen, ohne dass es zu einer Gegenleistung kommt.

Sicher hat das auch etwas mit Selbstdisziplin zu tun, doch oft liegen die Gründe dafür, dass wir unsere Ziele nicht erreichen, vielmehr darin, dass wir sie nicht genügend geplant haben.

Mit der sogenannten SMART-Methode, welche sich auf nahezu alle Ziele anwenden lässt, lassen sich deine Vorhaben effektiv planen und deutlich einfacher umsetzen. Wie das funktioniert, zeigen die 5 Eckpfeiler zur Zielerreichung, welche du dir durch das Wort „Smart“ einfach behalten kannst:

 

1.) Spezifische Ziele

Einer der weit verbreitetsten Fehler, wenn Menschen sich Ziele setzen, besteht darin, dass gar nicht so genau definiert wird, was eigentlich erreicht werden soll.

Beispiele für nicht definierte Ziele:

✘ „Ein hübscherer Körper ist mein Ziel.“
✘ „Ich möchte gesünder leben.“
✘ „Ich möchte mir mehr leisten können.“

Ohne Frage, die gerade genannten Ziele sind allesamt löblich und es sei dir gegönnt, sie zu erreichen. Aber dadurch, dass sie eigentlich nicht so wirklich aussagen, wie du dieses Ziel erreichen willst, wird es schwer für dich, überhaupt damit anzufangen.

Spezifisch definierte Ziele:

✔ „Abnehmen ist mein Ziel.“
✔ „Ich möchte weniger rauchen.“
✔ „Ich möchte mehr Geld verdienen.“

Du siehst, an deinen Zielen selbst hat sich kaum etwas verändert, aber nun hast du eine Richtung, in die es gehen soll.

 

2.) Messbare Ziele

Der zweite Punkt der Smart-Methode ist, dass deine Ziele, wenn du sie erreichen willst, auch messbar sein müssen. Wenn du dir Ziele setzt, die sich überhaupt nicht nachprüfen lassen, wird es schwer werden, dich langfristig zu motivieren.

Beispiele für nicht-messbare Ziele:

✘ „Ich möchte abnehmen.“
✘ „Weniger rauchen wäre toll.“
✘ „Ich möchte mehr Geld verdienen.“

Auch hier gilt: Alles gut und schön, aber was bedeutet nun z.b. „mehr Sport machen“? Die Ziele sind zwar da, aber lassen dir letztlich so viel Gestaltungsspielraum, dass du sie in der Form schon erreicht hättest, wenn du 1kg abnimmst oder einmalig laufen gehst. Deswegen setze genau fest, was dein Ziel ist.

Messbare Ziele:

✔ „5kg möchte ich abnehmen.“
✔ „Ich möchte nur noch halb so viel rauchen.“
✔ „Mein Ziel ist es, 50% mehr verdienen als aktuell.“

Schaut schon besser aus, oder? Nun hast du klare Ziele, die sich nicht nur für dich, sondern auch für jeden Außenstehenden nachprüfen lassen.

 

3.) Attraktive Ziele

Als Nächstes achte beim setzen von Zielen darauf, dass du dieses auch selbst wirklich erreichen möchtest, es also für dich attraktiv und auch anerkannt ist. Die folgenden Ziele könnten z.B. für dich völlig unattraktiv sein, wenn sie nicht deiner Natur entsprechen:

Beispiele für unattraktive Ziele:

✘ „Alkohol rühre ich von nun an nicht mehr an.“
✘ „Ich esse nie mehr Süßigkeiten.“
✘ „Sport mach ich ab jetzt täglich.“

Wenn du das schaffst: Respekt! Aber im Normalfall wird das nicht funktionieren und auch nur den wenigsten Leuten Spaß machen. Sorge also dafür, dass das Ziel für dich attraktiv bleibt:

Attraktive Ziele:

✔ „Unter der Woche trinke ich kein Alkohol mehr.“
✔ „Ich esse im Büro keine Süßigkeiten mehr.“
✔ „Ab sofort mache 2-3x die Woche Sport.“

Wie wichtig es ist, attraktive Ziele zu definieren, kennst du von den ganzen Diät-Programmen, die immer wieder neu aufgewärmt werden: 2 Wochen oder 1 Monat dies und das nicht essen (unattraktiv) und was folgt, ist der bekannte Jojo-Effekt wo alles wieder kommt, weil wir kein Spaß bei hatten.

 

4.) Realistische Ziele

Wenn wir uns etwas in den Kopf setzen, ist unser Ehrgeiz oft so groß, dass wir denken, wir könnten Bäume ausreißen. Oftmals übernehmen wir uns aber in dieser Phase oft dermaßen mit unseren Zielen, dass wir kaum eine Chance haben, sie zu erreichen:

Beispiele für unrealistische Ziele:

✘ „Ich rauche aktuell 1 Schachtel Zigaretten am Tag, ab dem 1. 1 höre ich ganz auf.“
✘ „Ich habe seit der Schule kein Sport mehr gemacht, aber von jetzt an gehe ich jeden Tag eine Stunde laufen.“

Sicher gibt es (wenige) Ausnahmefälle, die das wirklich durchziehen könnten, aber bei den meisten Leuten wären diese Ziele so hoch gesteckt, dass ein Scheitern schon vorprogrammiert ist. Bleib‘ also realistisch, damit du nicht schon – wie es in den Beispielen schon nach 1 Tag Rückfall der Fall wäre – frühzeitig scheiterst:

Realistische Ziele:

✔ „Ich werde ab dem 1. Januar nur noch 2/3 oder eine halbe Schachtel Zigaretten rauchen.“
✔ „Von jetzt an gehe ich zweimal die Woche jeweils so lange laufen, wie ich durchhalte.“

Hört sich doch vernünftiger an, oder? Der Vorteil hier ist, dass du nicht von jetzt auf gleich alles ändern musst, sondern dich langsam an dein Ziel heran tasten und immer weiter steigern kannst.

 

5.) Terminierte Ziele

Ein ebenfalls weit verbreiteter Fehler beim Setzen von Zielen ist, einfach keine genaue Zeitspanne festzulegen, bis wann das Ziel eigentlich erreicht sein soll.

Beispiele für nicht-termierte Ziele:

✘ „Ich werde 5 Kilo abnehmen.“
✘ „Ich werde 10 Bücher lesen.“

Super toll! Also hast du für die 5 Kilo oder die 10 Bücher theoretisch auch 20 Jahre Zeit, du hast ja schließlich nicht gesagt, bis wann du das geschafft haben willst. Solche Ziele ergeben natürlich kaum einen Sinn, weswegen du schon klare Zeiten festlegen solltest:

Terminierte Ziele:

✔ „Ich werde in 8 Wochen 5 Kilo abnehmen.“
✔ „Ich werde in diesem Jahr 10 Bücher lesen.“

Damit hast du nun alles zusammen was du brauchst. Du hast klar somit ganz klar definiert, was genau du bis wann erreichen willst und kannst darauf hin arbeiten.

 

Wenn du dir also in Zukunft Ziele setzt, dann versuche sie doch mal nach dieser Methode festzulegen. Du wirst sehen, dass es dir im Anschluss um einiges leichter fallen wird, deine Ziele zu erreichen.

Siehe auch: » So erreichst du deine Ziele

 

Quintessenz

Oftmals setzen wir uns Ziele, die wir dann – aus für uns unerfindlichen Gründen – doch nicht erreichen. Das Problem liegt hierbei jedoch meist nicht in einer mangelnden Selbstdisziplin, sondern oftmals darin, dass wir planlos los gelaufen sind.

Mit der sogenannten SMART-Methode, welche auch im Projektmanagement zum Einsatz kommt, lassen sich Ziele einfach und schnell genau definieren. Diese Ziele müssen den Anfangsbuchstaben aus SMART entsprechend

  • spezifisch
  • messbar
  • attraktiv
  • realistisch
  • terminierbar

sein, um sie bestmöglichst erreichen zu können. Probier’s doch mal aus!

 

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